문서 관리
IT 위키
- Document Management
- 문서를 만들고 유통·보관·보존하다 폐기하기까지의 전 과정을 체계적으로 다루는 일
발생(생산) → 유통(전달·결재) → 활용 → 보관 → 보존 → 폐기
- 보관은 업무에 쓰는 동안 가까이 두는 것이고, 보존은 활용이 끝난 뒤 정해진 기간 동안 두는 것이다.
- 보존 기간이 끝난 문서는 정해진 절차로 폐기한다. 개인정보가 담긴 문서는 복원할 수 없는 방법으로 파기해야 한다.
- 표준화 : 서식·분류 체계·명명 규칙을 통일한다
- 간소화 : 불필요한 문서와 절차를 없앤다
- 신속성 : 필요한 문서를 바로 찾을 수 있게 한다
- 정확성과 추적성 : 최신본을 분명히 하고 변경 이력을 남긴다
- 집중 관리 : 한 부서·한 장소에서 조직의 문서를 모아 관리한다
- 부서마다 보관 설비를 두지 않아 경비와 공간이 절약된다
- 한 곳에서 통일적으로 관리하므로 종합된 정보를 받을 수 있다
- 문서 관리와 업무의 조정·통제가 쉽다
- 대신 열람·이용의 절차가 번거롭고 시간이 걸린다. 쓰는 사람과 보관 장소가 떨어져 있기 때문이다
- 분산 관리 : 부서마다 자기 문서를 관리한다
- 필요한 문서를 바로 꺼내 쓸 수 있어 이용이 편하다
- 대신 설비가 중복되고, 같은 문서가 여러 벌 생기며 통제가 어렵다
- 실무에서는 두 방식을 섞어, 공통 문서는 집중 관리하고 부서 고유 문서는 분산 관리한다.
- 전자문서관리시스템(EDMS) : 문서를 전자적으로 등록·보관하고 권한에 따라 열람하게 한다
- 버전 관리와 변경 이력, 결재 흐름, 전문 검색, 보존 기간이 지난 문서의 자동 폐기를 지원한다
- 종이 문서를 없애는 것보다 검색과 이력 관리에서 효과가 크다
